Ohne Verstoß gegen den Grundsatz der Nichtöffentlichkeit können daher bei der Beratung auch Personen im Sitzungssaal anwesend sein, die dem Gremium nicht angehören (vgl. VG Regensburg, Urteil vom 10. Oktober 2001 - RN 3 K 00.1623 -, juris Rn. 33 f.).

Soweit es sich dabei um Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen der Verwaltung handelt, besteht in der Regel ein fachlicher Bezug und/oder ein praktisches Bedürfnis, das es rechtfertigt, ihre Anwesenheit im Hinblick auf die Funktionalität und Effektivität der Verwaltungstätigkeit auch in nicht öffentlichen Sitzungen zu gestatten (vgl. Hessischer Verwaltungsgerichtshof…, Beschluss vom 19. Mai 2017 - 8 B 764/17 -, juris Rn. 20; VG Regensburg, Urteil vom 10. Oktober 2001, a.a.O., juris Rn. 34; VG Gießen…, Beschluss vom 1. Februar 2017 - 8 L 3591/16.GI -, juris Rn. 33).

Dabei ist es grundsätzlich zulässig, dass dieser Personenkreis sich nicht nur vorübergehend während der Sitzung im Sitzungssaal aufhält, sondern auch während der Beratung und unter Umständen auch während der Abstimmung (vgl. Hessischer Verwaltungsgerichtshof…, Beschluss vom 8. August 2018 - 8 B 1132/18 -, juris Rn. 20, 24; VG Karlsruhe…, Urteil vom 4. März 2013, a.a.O., juris Rn. 54; VG Regensburg, Urteil vom 10. Oktober 2001, a.a.O., juris Rn. 35).

Notwendig ist somit das Vorliegen eines bestehenden, bereits überschaubaren, d.h. konkreten und nicht nur gedachten Sachverhaltes, dessen Rechtsfolgen festgestellt werden sollen (vgl. BayVGH vom 10.12.1986, BayVBl 1987, 239 ff., VG Regensburg, U.v. 10.10.2001 - RN 3 K 00.1623 - juris Rn. 22).