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Handelsgesetzbuch

   3. Buch - Handelsbücher (§§ 238 - 342r)   
   1. Abschnitt - Vorschriften für alle Kaufleute (§§ 238 - 263)   
   3. Unterabschnitt - Aufbewahrung und Vorlage (§§ 257 - 262)   
Gliederung
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§ 257
Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) 1Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

2Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) 1Die in Absatz 1 Nummer 1 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen acht Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. 2Abweichend von Satz 1 sind bei Personen oder Gesellschaften, die

1. Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes sind, einschließlich Zweigstellen nach § 53 des Kreditwesengesetzes,
2. der Aufsicht nach § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes unterliegen oder
3. Wertpapierinstitute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes sind,

die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Fassung aufgrund des Gesetzes zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vom 22.12.2025 (BGBl. I Nr. 369), in Kraft getreten am 30.12.2025 Gesetzesbegründung verfügbar

Änderungsübersicht
InkrafttretenÄnderungsgesetzAusfertigungFundstelle
30.12.2025
Änderung
Vorherige Fassung und Synopse über buzer.de (öffnet in neuem Tab)
Änderung
Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung22.12.2025BGBl. I Nr. 369
01.01.2025
Änderung
Vorherige Fassung und Synopse über buzer.de (öffnet in neuem Tab)
Änderung
Viertes Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz)23.10.2024BGBl. I Nr. 323
10.12.2004Gesetz zur Einführung internationaler Rechnungslegungsstandards und zur Sicherung der Qualität der Abschlussprüfung (Bilanzrechtsreformgesetz - BilReG)04.12.2004BGBl. I S. 3166

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Rechtsprechung zu § 257 HGB

321 Entscheidungen zu § 257 HGB in unserer Datenbank:

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Querverweise

Auf § 257 HGB verweisen folgende Vorschriften:

    Handelsgesetzbuch (HGB) 
      Handelsstand
        Handelsmakler
     
      Handelsbücher
        Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Gesellschaften mit beschränkter Haftung) sowie bestimmte Personenhandelsgesellschaften
          Offenlegung. Prüfung durch die das Unternehmensregister führende Stelle
            § 325 (Offenlegung)
    Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) 
      Vorschriften für die Erstversicherung und die Rückversicherung
        Geschäftstätigkeit
          Geschäftsorganisation
            § 23 (Allgemeine Anforderungen an die Geschäftsorganisation, Produktfreigabeverfahren)
    Kreditwesengesetz (KWG) 
      Vorschriften für Institute, Institutsgruppen, Finanzholding-Gruppen, gemischte Finanzholding-Gruppen und gemischte Holdinggesellschaften
        5. Besondere Pflichten
          § 25a (Besondere organisatorische Pflichten, Bestimmungen für Risikoträger; Verordnungsermächtigung)

Redaktionelle Querverweise zu § 257 HGB:

    Handelsgesetzbuch (HGB) 
      Handelsbücher
        Vorschriften für alle Kaufleute
          Aufbewahrung und Vorlage
            § 261 (Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern) (zu § 257 III)
Was ist das?

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